Las PYMES son un motor de desarrollo económico importante en una región o un país. Muchas se encuentran con dificultades y problemáticas tales como: (1)
- Escasez de recursos financieros, productivos u operacionales,
- Dificultad en generar más ventas o más margen, o ambos,
- Falta de información (contable, comercial, económica) para tomar mejores decisiones,
- Concentración de responsabilidades en las manos de la gerencia,
- Visibilidad (comercial) reducida en los mercados originales o nuevos,
- Dificultad en encontrar mandos medios para delegar,
- Deficiencia en la organización o procedimientos,
- Dificultades para proyectarse a mediano y largo plazo,
- Obsolescencia de la herramientas
- Productividad reducida.
Saber cómo hacer un análisis de flujo de efectivo es una habilidad esencial para cualquier propietario de una PYME. El análisis de flujo de efectivo proporciona un medio para que pueda realizar una revisión periódica de la salud financiera de su empresa. El estado de flujos de efectivo mensual revela el estado actual de las cosas.
Un presupuesto de flujo de efectivo es la herramienta básica para mantener el control de las finanzas de la empresa. Por ejemplo, puede mostrar beneficios en una empresa, pero aún así estar corto de dinero si el cliente se atrasa en los pagos. Mientras que por lo general reducir los costos no puede generar ingresos o ventas. Usted necesita saber dónde está el dinero, a dónde va y cómo conseguir más cuando lo necesite (2).
Las empresas necesitan tener control de las cuentas por pagar / cobrar para liberar efectivo para que puedan invertir en nuevos productos y mercados, reducir la deuda y financiar otras iniciativas estratégicas.
La gestión ineficaz del flujo de efectivo puede incapacitar a un negocio al obstaculizar su capacidad para financiar las inversiones estratégicas o sobrecargarlo con los pagos de intereses excesivos y costos de capital más altos.
El flujo de efectivo es el alma de las pequeñas y medianas empresas (PYME) – esencial para mantener y hacer crecer el negocio. Pero la gestión de flujo de efectivo va más allá de hacer el seguimiento de la cantidad de dinero que entra y sale de la empresa. Al adoptar un enfoque más estratégico, las empresas pueden liberar el flujo de efectivo para que puedan invertir en nuevos productos y mercados, reducir la deuda y financiar otras iniciativas estratégicas. El flujo de efectivo también pone a las empresas en una mejor posición para negociar los términos de financiamiento más atractivos con los prestamistas y descuentos más pronunciados con los proveedores.
La mayoría de la gente entiende intuitivamente que un negocio tiene que tener más dinero del que sale. Ninguna empresa puede prosperar o incluso sobrevivir, si es que tiene que luchar constantemente para pagar a los trabajadores o proveedores, o carece de fondos para invertir en mejoras de negocio necesarias o las nuevas oportunidades de mercado.
Pero las empresas a menudo están tan envueltas en la gestión de sus operaciones del día a día que descuidan el desarrollo de un enfoque estratégico de la gestión de flujo de efectivo que puede ayudar a evitar la escasez de efectivo y maximizar los ingresos.
Para las empresas de rápido crecimiento, un escenario típico sería: Un empresario pone en marcha una empresa con sus propios ahorros o comienza a generar ventas y reinvierte los ingresos netos de nuevo en la empresa. Con el crecimiento del negocio, todo es bueno, ¿verdad? Desafortunadamente, muchas empresas se dan cuenta rápidamente de que si bien hemos centrado en la construcción de la empresa, hemos descuidado algunas consideraciones clave que son fundamentales para el éxito y la rentabilidad a largo plazo:
• Traer dinero en efectivo en los pagos lo más rápido posible, y aferrarse a cobrar, siempre y cuando pueda.
• ¿Cuál es la cantidad correcta de exceso de efectivo del negocio para mantenerse?
• ¿Dónde debemos invertir el exceso de dinero en efectivo?
• ¿Está recibiendo el negocio los mejores descuentos de los proveedores?
• ¿Es mi empresa ” bancable “? ¿Puedo asegurar fondos cuando lo necesito, y voy a obtener las mejores condiciones de pago?
En algún momento el propietario de la empresa y los principales ejecutivos reconocen que para permanecer en una trayectoria ascendente, la compañía tendrá que tomar un enfoque más sofisticado que un simple seguimiento de dinero. A medida que el negocio crece y se diversifica se necesita:
• Una forma más precisa de evaluar su posición de efectivo actual y predecir cuánto va a necesitar para cubrir los gastos de forma regular.
• La capacidad de optimizar el flujo de efectivo a través de la administración y la inversión de estrategias – en otras palabras, ¿cómo se puede poner cualquier exceso de dinero en efectivo para el mejor uso para la empresa, para ayudar a crecer y / o aumentar su estabilidad.
• El acceso a las métricas precisas, tales como la calidad y la sostenibilidad de los ingresos, la capacidad para gestionar los ciclos de efectivo, y la capacidad de controlar los costos para asegurar los bancos y otros prestamistas de su solvencia.
Mejores Prácticas de flujo de efectivo:
- Centralizar y estandarizar procesamiento de transacciones financieras para impulsar la máxima eficiencia relacionada con el flujo de efectivo.
- Usar Inteligencia de Negocio (BI Business Intelligence) y análisis del flujo de efectivo para optimizar el flujo de efectivo diario, desarrollar una predicción fiable, optimizar el rendimiento financiero y asesoramiento a las divisiones operativas sobre la manera de aumentar el rendimiento del capital invertido en las operaciones.
- Definir y diseñar KPIs (índices de desempeño) que sean relevantes para el modelo de negocio de la empresa:
*El número de días de cuentas por cobrar (Days Sales Outstanding).
*El Average day’s delinquent proporciona información sobre el número de cuentas por cobrar que son deficientes al final de cada mes.
*Seguimiento de la cantidad y el origen de las facturas pendientes de pago.
*Días Pendientes de Deudas (Days Payables Outstanding), o el tiempo que una compañía está tomando para pagar a sus acreedores. Si una empresa está pagando acreedores más rápido que está recogiendo los créditos, significa que probablemente ya tiene un problema de flujo de efectivo.
Otros indicadores clave incluyen cosas tales como las tasas de interés cobradas por los proveedores, los descuentos ofrecidos para los pagos rápidos y saldos en cuentas de cheques de la compañía. Idealmente, las soluciones de gestión de flujo de efectivo no sólo dan a las empresas la capacidad de tomar fotos de estas métricas, pero también una manera de proyectar escenarios de flujo de efectivo para generar una imagen del estado de liquidez actual y futura de la empresa. Las empresas también tienen que poner en su lugar la previsión de flujo de efectivo.
- Administrar los riesgos relacionados con el flujo de efectivo. Inteligencia de negocio relacionada con el flujo de efectivo puede apoyar las estrategias de gestión y mitigación de riesgos.
- Llevar a cabo transacciones financieras por vía electrónica y trabajar con proveedores que también soportan las transacciones electrónicas. Esto ayuda a reducir los errores de entrada de datos y también hace el efectivo esté disponible más rápidamente.
- Apoyar una solución de pagos integrada tanto para las cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Objetivos clave para la gestión del flujo de efectivo (Reducir Costos / Aumentar los beneficios):
• Disminución de los costos de procesamiento de cuentas por cobrar.
• Aproveche los descuentos por pronto pago.
• Prolongar el tiempo para pagar las cuentas, aumento DPO.
• Realizar pagos más rápido, reducir DSO. Mejorar los procesos de flujo de efectivo / Reducir Riesgos
• Disminuir el tiempo para procesar las transacciones de pago.
• Reducir la entrada de datos redundantes.
• Reducir el número de errores en la introducción de datos en los sistemas de contabilidad.
• Reducir el tiempo para conciliar los pagos.
• Aceptar diferentes formas de pago: tarjetas de crédito, cheques, etc.
• Lograr una mayor visibilidad de los pagos para mejorar el flujo de efectivo.
• Reducir el número de disputas de facturación con clientes y proveedores.
• Facilitar la participación y colaboración de los equipos de toda la empresa (ventas, planificación de la producción , las compras , las oficinas regionales , etc.) en el proceso de flujo de efectivo.
Referencias
- http://www.soyculto.com/clientes/perfil-cliente/pequenas-medianas-empresas/
- http://www.bankrate.com/brm/news/biz/Green/cashflow.asp
- http://www.smb-gr.com/wp-content/uploads/2012/pdfs/SAP_Business_All_in_One_paper4_final_1.pdf
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